আমরা E-mail লেখার সময় যে ৮ টি ভুল করে থাকি

আমাদের জীবনে যোগাযোগের একটা বড় অংশ হচ্ছে E-mail। বর্তমান বিশ্বে প্রতিদিন গড়ে ২০০ বিলিয়ন ইমেইন আদান প্রদান করা হয়। তথ্যপ্রযুক্তির কল্যাণে আমরা সবাই কমবেশি E-mail ব্যবহার কররেও, আমাদের মাঝে অনেক  মানুষই এর সঠিক ব্যবহারটা জানি না। তবে দোষটা অবশ্য আমাদেরও না কারণ আমাদের ছোট বেলা থেকে চিঠি এবং দরখস্ত লেখা শেখানো হলেও শেখানো হয়নি 

E-mail  কী বাবে লেখতে হবে।

১.অসময় E-mail  করা।
অসময় E-mail  করা দুই রকমের হতে পারে। E-mail  যে সময়ই করা হোক না কেন, ডিভাইনে নেট কানেষ্ট করার আগ পর্যন্ত প্রাপক তা পাবে না। কিন্তু তাই বলে রাত ১ টায় কিংবা ভোর ৫টায় E-mail পাঠানো যাবে না । E-mail  পাঠানোর জন্য সবচেয়ে ভাল সময় হচ্ছে অফিসটাইম ।

২.নিজের পরিচয় না দেয়া ।
আপনার প্রাপক অনেক ব্যস্ত। সে হয়ত আপনাকে মনেই রাখেনি আবার আপনার যে তাকে E-mail  করার কথা ছিল তার হয়তো মাথায় নেই এইজন্য ইমেইলের শুরুতেই আপনার পরিচয় দিন।

৩.অস্পষ্টভাবে E-mail  এর বিষয় লেখা।
আমরা বেশিভাগ মানুষ  ইমেইলের বিষয়ের ঘরটা খালিই রেখে দিই। যারা লিখি, তারাও এমনভাবে লিখি যাতে করে প্রাপকের কাছে ইমেইলটির মূল বিষয় অষ্পষ্টই থেকে যায়। আমাদের করনিয় হবে, প্রাপক সহজে বুঝতে পারে , বিষয়ে অপ্রয়োজনীয় অংশটা বাদ দিতে হবে। এরপর এক লাইনে যতটা সম্ভব, মূল বিষয়বস্ত সম্পর্কে ধারণা দিতে হবে।

৪.বড় ফাইল পাঠানো ।
যতটুকু সম্ভব, ততটুকু ছেটই যেন হয়। বড় ফাইল ডাউনলোড করা খুবই বিরক্তিকর আর তা প্রাপকের ডিভাইসের স্পেসও নষ্ট করে।

৫.গ্রামাটিকাল মিস্টেক ।

ইমেইলকে ইনফরমাল মনে কনে আমরা অনেক সময়ই গ্রামাটিকাল মিস্টেকগুলো গননা করি না কিন্তু মনে রাখবেন, আপনার লিখিত প্রতিটা বাক্য আপনাকে উপস্থাপন করে।

৬.নিচে সিগনেচার না দেয়া।     

ইমেইলর নিচে সিগনেচার দেয়ার একটা অপশন থাকে । এটা ছাড়া পুরো ইমেইলটাই  অনেকটা  খাপছাড়া দেখা যায় । তাই ইমেইলে নিজের নাম , পদবী এবং প্রতিষ্ঠানের নাম লিখে রাখতে হবে। 

৭.সৌজন্যমূলক কিছু না বলে শেষ করা। 

ইমেইলের জরুরীর কথা শেষে ঐভাবেই পাঠিয়ে না দিয়ে সৌজন্যমূলক   কিছু কথা তাতে লিখে দেয়া উচিৎ নাহলে প্রাপক হীনমন্যতায় ভুগতে পারে এবং আপনার প্রতি বিরুপ ধারণাও পোষণ করতে পারে।

৮.মার্কিন চাকুরিহীবিরা দৈনিক গড়ে ৬ ঘন্টা ইমেইলের পেছনে ব্যায় করে।  এই বহুল ব্যবহত যোগাযোগ মাধ্যমটি কতটুকু ফরমাল তা কখনো  কেউ নিশ্চিত নয় যেমনটা শুরুতে বলেছিলাম কিন্তু এই অনিকশ্চয়তার জন্য যেন আমাদের ইমেইলিং এ কোনো সমস্যা না হয়, তার জন্যই এই কয়েকটা কাজ একটু এড়িয়ে চলতে হবে। মনে রাখতে হবে, আপনার প্রাপকের সম্পর্কে কেমন হবে তা নির্ধারন করতে পারে।